Hoe bouw je een kwaliteitsmanagement systeem

Bij bond for web solutions bouwen we digitale platformen die organisaties verder helpen. Dat doen we met een scherpe focus op technologie die werkt én door mensen wordt gebruikt. Eén van de vragen die we van klanten krijgen, is: Kun je een kwaliteitssysteem bouwen in SharePoint? Het korte antwoord: ja.

En niet alleen technisch – ook duurzaam, gebruiksvriendelijk en auditproof.

Maar de echte vraag is: Hoe zorg je ervoor dat je kwaliteitssysteem niet alleen ‘staat’, maar ook echt leeft in je organisatie?

Waarom zoveel kwaliteitssystemen falen

Veel organisaties investeren in digitale oplossingen die op papier voldoen, maar in de praktijk niet functioneren. Wat we vaak zien:

• Medewerkers kunnen documenten niet vinden
• Versies raken zoek of zijn verouderd
• Processen worden omzeild en het systeem leeft vooral in Excel of in het hoofd van een kwaliteitscoördinator
• Niemand weet wie wat heeft goedgekeurd of wanneer iets voor het laatst is beoordeeld

Het probleem ligt zelden bij de technologie – het zit in de opzet en acceptatie. En dat is precies waar wij als platformbouwers het verschil maken.

Eerst nog even dit:

Wat is het verschil tussen een kwaliteitsmanagement systeem en een documentmanagementsysteem? 

Een documentmanagementsysteem (DMS) regelt het beheren, opslaan en terugvinden van documenten – denk aan versiebeheer, metadata en toegangsrechten. Belangrijk, maar beperkt.

Een kwaliteitssysteem of (QMS) gaat veel verder. Het omvat ook:

• Rollen, verantwoordelijkheden en procedures
• Goedkeurings- en wijzigingsprocessen
• Trainingen, certificeringen en leesbevestigingen
• Audittrail, borging en rapportages
• Koppeling aan normen zoals ISO 9001

Kortom: een DMS is een onderdeel van een kwaliteitssysteem, maar een kwaliteitssysteem is veel meer dan alleen documentbeheer. Het is een werkwijze, ondersteund door techniek.

SharePoint of DNN CMS – wat is beter voor een kwaliteitssysteem?

Als bureau dat zowel in SharePoint als DNN CMS is gespecialiseerd (beide gebouwd op het .NET-platform van Microsoft), krijgen we vaak de vraag: Wanneer gebruik je welk platform?

Hieronder een overzicht:

SharePoint is ideaal voor interne werkprocessen zoals een kwaliteitssysteem. DNN CMS is juist krachtig voor externe portalen en contentbeheer.

SharePoint als fundament voor een digitaal kwaliteitssysteem

SharePoint – onderdeel van Microsoft 365 – biedt standaard al veel van de bouwstenen voor een volwaardig kwaliteitssysteem:

• Documentbeheer met versiegeschiedenis en goedkeuring
• Duidelijke rechtenstructuur voor rollen en afdelingen
• Workflows via Power Automate voor wijzigingsverzoeken of vrijgaven
• Pagina’s met procesinformatie, uitleg en trainingsmateriaal
• Integratie met Teams, Outlook en OneDrive – dus geen extra tools

En het mooiste: als je al werkt met Microsoft 365, zijn er geen aanvullende licentiekosten nodig.

Wat wij als platformbouwers toevoegen

Een goed digitaal kwaliteitssysteem draait niet alleen om techniek. Het draait om structuur, eigenaarschap en gebruiksgemak. Dáár maken wij als platformbouwers het verschil.

Bij bond for web solutions geloven we dat een kwaliteitssysteem pas echt werkt als het draagvlak heeft in de organisatie. Niet alleen bij kwaliteitsmanagers, maar bij iedereen die ermee werkt. Daarom bouwen we geen losstaande oplossing, maar een platform dat meegroeit met je organisatie, aansluit op jullie interne processen en past bij de manier waarop jullie al werken.

We combineren diepgaande kennis (20+ jaar!) van SharePoint en DNN CMS met inzicht in procesgericht werken (zoals ISO 9001, NEN-normen of interne compliance-eisen). Zo zorgen we ervoor dat jouw systeem:

• een logische structuur krijgt, gebaseerd op rollen, processen en normen
• gebruiksvriendelijk en herkenbaar is – in navigatie, taal en vormgeving
• vanaf de start aansluit bij het werk van eindgebruikers, niet alleen bij de wensen van de kwaliteitsafdeling
• automatisering ondersteunt, zonder complex te worden de
• organisatie helpt leren en verbeteren, in plaats van controleren

We bouwen een systeem dat technisch robuust, strategisch onderbouwd en organisatiebreed gedragen is. Want een kwaliteitssysteem leeft niet door de tool – het leeft door hoe mensen ermee willen werken.

Zo ziet een kwaliteitssysteem met SharePoint eruit

Een goed digitaal kwaliteitssysteem bevat herkenbare onderdelen:

• Startpagina met overzicht van taken, documenten, processen en verantwoordelijken
• Bibliotheken met documenten per norm, afdeling of procesgroep
• Goedkeurings- en wijzigingsworkflows met notificaties en logging
• Opleidingsregistratie met leesbevestigingen en certificaten
• Zoekfunctie die werkt – ook mobiel

En dat alles zonder extra software of versnippering (veel gereedschappen op veel verschillende plekken)

Checklist: Is uw kwaliteitssysteem klaar voor het digitale tijdperk?

• Vinden gebruikers snel de juiste informatie?
• Zijn rollen, rechten en verantwoordelijkheden duidelijk?
• Zijn documenten geborgd met versiebeheer en goedkeuring?
• Worden wijzigingen geregistreerd en gevolgd?
• Is het systeem visueel en functioneel geïntegreerd in de werkdag?

Als het antwoord vaker “nee” dan “ja” is, dan is het tijd om opnieuw te kijken naar je digitale fundament.

Klaar om te starten?

Wij laten je graag vrijblijvend zien hoe jouw kwaliteitssysteem eruit kan zien in SharePoint. Geen demo van een tool, maar een concreet voorstel dat past bij jouw organisatie. Duidelijk. Toegankelijk. En met één doel: een systeem dat werkt én leeft.

Bond for web solutions is ruim 25 jaar jouw partner in digitale platformen op basis van SharePoint, DNN CMS en het Microsoft .NET-platform. 

Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op voor een korte sessie of een projectvoorstel.