Is dat niet vragen om gedoe?

Onlangs ontstond tijdens een project een interessante discussie.

De klant gaf aan moeite te hebben met het gebruik van bepaalde projectmanagement gereedschap. Een herkenbare reactie. Wanneer een project stroef verloopt, wordt al snel gekeken naar het digitale hulpmiddel, maar gaat het daar wel eigenlijk over? Even goed luisteren...

Maar na doorvragen bleek de echte vraag daar helemaal niet over te gaan.

Okee, wij werken er dagelijks mee en de klant misschien niet. Dat is waar.

Maar ik denk dat de kern is: wie neemt de inhoudelijke beslissingen? Wie geeft akkoord? Wie verzamelt input uit de organisatie? En wie zorgt ervoor dat vragen worden beantwoord?

Zolang daar geen duidelijkheid over bestaat, maakt het weinig uit of je werkt met Basecamp, MS Teams, SharePoint, WhatsApp of e-mail.

Mens, proces en techniek

Hoe maken we communicatie inzichtelijk, hoe leggen wet besluiten vast en hoe helpen we  teams om slim samen te werken. Dat moet vastgelegd worden. En wie is daar eigenaar van?

Maar projectmanagementsoftware kan niet:

• eigenaarschap creëren;
• besluiten nemen;
• prioriteiten stellen;
• verantwoordelijkheden verduidelijken.

Als niemand eigenaar is van een vraag, blijft die vraag ook in de beste digitale omgeving onbeantwoord.

Het echte vraagstuk

Bij veel projecten zien we drie rollen door elkaar lopen:

• De opdrachtgever die budget beschikbaar stelt.
• De inhoudelijk verantwoordelijke die richting geeft.
• De adviseur of specialist die meedenkt.

Zolang niet duidelijk is wie uiteindelijk besluiten neemt, blijven teams zoeken naar antwoorden.

Dat leidt tot vertraging, frustratie en bijvoorbeeld de vraag waar ik mee begon "dat ding werkt voor mij helemaal niet werkt".

Wat wij vaak zien

Wanneer een digitaal platform, een community of intranet wordt geïntroduceerd, denken organisaties vooral na over functionaliteiten.

Wij stellen ook de andere vragen:

• Wie is eigenaar?
• Wie neemt besluiten?
• Wie levert input?
• Wie bewaakt de voortgang?
• Waar worden afspraken vastgelegd?

Pas daarna heeft het zin om over technologie te praten.

De les

Digitale samenwerking begint niet met software.

Het begint met duidelijkheid.

Want als eigenaarschap ontbreekt, wordt elk platform ingewikkeld. En als eigenaarschap helder is, blijken de meeste platforms verrassend eenvoudig.

Wij bouwen niet alleen platforms. We helpen organisaties ook om helder te krijgen wie verbindt, wie beslist en wie verantwoordelijkheid neemt. Want succesvolle digitale samenwerking is uiteindelijk een combinatie van technologie, processen én mensen.