September is voor veel organisaties de drukste communicatiemaand van het jaar.
Collega's komen terug van vakantie. Nieuwe medewerkers starten. Teams beginnen aan nieuwe plannen. En ineens wil iedereen in dezelfde week iets delen op het intranet.
Het gevolg kennen we allemaal: een volle homepage, veel berichten, weinig aandacht. Niet omdat de informatie niet belangrijk is, maar omdat er te veel tegelijk gebeurt. En waar kan ik het vinden?
Drie praktische tips om je community en intranet overzichtelijk te houden.
1. Maak van terugkerende informatie één betrouwbare plek
Kantoordagen, thuiswerkafspraken, parkeren, vergaderruimtes, onboardinginformatie.
We zien regelmatig dat deze informatie verspreid staat over nieuwsberichten, documenten, Teams-kanalen en e-mails. Voor medewerkers is het vervolgens onduidelijk waar de waarheid staat. Ga er ook niet vanuit dat iedereen maar dat zomaar begrijpt of kan vinden.
Maak daarom één centrale pagina die je het hele najaar kunt gebruiken. Verwijs vanuit nieuwsberichten altijd naar die pagina.
Hoe minder plekken medewerkers hoeven te onthouden, hoe groter de kans dat ze de juiste informatie vinden.
2. Denk in ritme, niet in losse berichten
Veel organisaties publiceren alles zodra het beschikbaar is.
Maar medewerkers ervaren communicatie niet als losse berichten. Zij ervaren een stroom aan informatie. Geloof me.
Door communicatie bewust te spreiden ontstaat meer aandacht.
- Week 1: praktische informatie
- Week 2: nieuwe collega's en teamupdates
- Week 3: plannen, ambities en organisatiedoelen
Niet alles hoeft vandaag gepubliceerd te worden omdat het op je lijstje staat. Beetje doseren mag.
3. Oude informatie is veel schadelijker dan geen informatie
Een verouderde vacature. Een oude regeling. Een teampagina die niet meer klopt.
Voor bestaande collega's is dat vaak herkenbaar. Voor nieuwe collega's niet. Hoorde dat gisteren nog van mijn vrouw, die begon bij haar nieuwe job.
Zij gaan ervan uit dat wat op het platform staat actueel is. Als dat niet zo blijkt te zijn, verdwijnt het vertrouwen in het platform sneller dan veel organisaties denken.
Reserveer daarom vóór de najaarsdrukte een half uur om oude informatie op te ruimen. Zet nu in je agenda.
Dat is vaak waardevoller dan weer een nieuw bericht publiceren.
Een community groeit door vertrouwen
Een goed intranet of communityplatform draait niet om zoveel mogelijk berichten plaatsen.
Het draait om het bieden van duidelijkheid, betrouwbaarheid en relevantie. Medewerkers komen terug naar een platform waarvan ze weten dat de informatie klopt en waar ze mensen, kennis en antwoorden kunnen vinden.
Juist in drukke maanden als september maakt dat het verschil tussen een kanaal waar informatie wordt neergezet en een community die echt ondersteunt in het dagelijks werk.