7 praktische tips om je intranet tot leven te brengen
De lancering is achter de rug. Het intranet staat live. De techniek werkt. Het ontwerp sluit aan op de huisstijl. Alles lijkt goed ingericht. En toch blijft het stil.
Weinig reacties. Weinig verkeer.
Tot iemand de vraag stelt die je liever voor wilt zijn: “Wordt het eigenlijk wel gebruikt?” Voor zorginstellingen, overheden en culturele organisaties – zoals orkesten – is dit een herkenbare fenomeen.
Want een intranet bouw je niet alleen voor het systeem of het proces– je bouwt het voor mensen. En mensen gebruiken alleen wat relevant, herkenbaar en laagdrempelig is.
Gelukkig zijn er manieren om je intranet echt tot leven te brengen. Geen rocket science. Wél slim, mensgericht en effectief.
Hieronder 7 tips met concrete voorbeelden uit de praktijk van organisaties.
- Maak formats met ritme
Herhaalbare formats zorgen voor herkenning én continuïteit. Denk aan: de overdracht van de week – met leerpunten uit de praktijk. Collega in beeld – maandelijks iemand uit een uitvoerende dienst. Voor de bühne en erachter – sfeerbeeld van een productie met toelichting.
Ritme schept verwachting. En verwachting = terugkerend bezoek.
- Laat het niet alleen van communicatie afhangen
Interne communicatie werkt pas echt als het breed gedragen wordt. Laat verpleegkundigen, beleidsadviseurs of technici zelf berichten delen. Nodig de dirigent of directeur uit om updates persoonlijk te brengen. Geef vrijwilligers of musici een rubriek om hun ervaring te delen.
Voorbeeld: bij een gemeente werd het bereik verdubbeld toen teamleiders zélf gingen posten over nieuwe werkwijzen.
- Verbind content met concrete acties
Maak je berichten interactief – en dus relevant. Bijvoorbeeld: meld je direct aan voor een e-learning of teamoverleg. Laat medewerkers stemmen op de duurzaamste koffiebeker. Open de poll voor de volgende repetitie-indeling of gezamenlijke lunch.
Klikken = meedoen = terugkomen.
- Benader je collega's via hun dagelijkse flow
De meeste medewerkers starten de dag in Outlook, Teams of op mobiel – niet op het intranet. Echt niet.
Denk dan aan (wekelijkse) e-mailnotificatie met teasertekst. Koppel het nieuws aan een Teams-kanaal van de afdeling of wat dacht je van agenda-items direct in de agenda van je mobiel zetten.
Zo komt je content aan waar mensen wél zijn.
- Geef het intranet een gezicht
Een post van “ICT” mist persoonlijkheid. Een post van “Ahmet van ICT” met foto doet wél iets.
Gebruik herkenbare gezichten. Voeg korte video’s toe.
Laat mensen in hun eigen woorden iets toelichten. Voorbeeld: bij een orkest scoorde een selfie van een trompettist in de coulissen 5x beter dan een formeel bericht over hetzelfde concert.
- Maak het nuttig voor het dagelijkse werk
Zorg dat het intranet niet alleen ‘leuk’ is, maar ook handig. Denk aan: Snelle toegang tot roosters, telefoonnummers en protocollen Eén klik naar de meest gebruikte applicaties, ‘Veelgestelde vragen & antwoorden’ bij nieuwe processen. Eén plek voor alle belangrijke documenten, afspraken en protocollen per afdeling. Technische rider en podiumopstelling in één klik beschikbaar - direct bij de productiedata.
- Meet, leer en verbeter
Gebruik statistieken, feedback en gesprekken om te leren wat wél werkt. Welke hoofdstukken worden het meest aangeklikt? Waar haken mensen af? Kun je A/B-test uitvoeren? En stel bijvoorbeeld elke maand de vraag: “Wat zou ik zelf wél aanklikken?” En wees niet bang om iets te schrappen wat niet werkt.
Bij bond for web solutions helpen we zorgorganisaties, overheden en culturele instellingen niet alleen met de techniek van het intranet, maar juist met het gebruik ervan.
Van maatwerk design tot slimme integratie met je bestaande tools – en van contentstrategie tot gedragsverandering.
Klaar om je intranet écht te laten landen in de organisatie? We denken graag met je mee.