Heb je als organisatie veel energie, tijd en geld gestoken in het ontwikkelen van nieuwe processen, verbeterde technologie of een cultuurverandering? En heb je gekozen voor een dititale oplossing zoals een intranet of community?

Dan wil je daar ook de vruchten van plukken. Maar je weet als manager: dat gaat niet vanzelf. Een community moet oud en wijs genoeg zijn om zulke belangrijke stappen zelfstandig op te pakken – oké, met een beetje hulp af en toe.

Met de juiste aandacht, focus en gereedschappen maak je van jouw intranet een plek die niet alleen informeert, maar ook verbindt. Hier zijn 7 manieren om jouw investering meer waard te maken.

1. Begin bij de mens: persoonlijk én inclusief

Een community werkt pas als mensen zich aangesproken voelen. Hoe relevanter en toegankelijker de content, hoe groter de kans dat iemand blijft hangen.

• Gebruik dashboards die tonen wat iemand écht nodig heeft.
• Voeg een menselijke touch toe: een welkomstbericht of een “voor jou”-sectie.
• Denk aan inclusiviteit: ondertiteling, gebarentaal, duidelijke contrasten.

Voorbeeld: Een zorgorganisatie biedt protocollen én een korte video met gebarentaal voor slechthorende medewerkers. Of voeg inclusieve taal toe in alle nieuwsberichten. Simpel.

2. Kies het juiste moment

Timing maakt het verschil tussen gelezen en genegeerd.

• Analyseer wanneer collega’s actief zijn en publiceer net vóór die piekmomenten.
• Werk met vaste rubrieken: een weekstart op maandag, een terugblik op vrijdag.

Voorbeeld: Een orkest stuurt elke maandag een update over wijzigingen in productie. Of wat dacht je van een een korte video over een inspirerende lespraktijk.

3. Houd het moeiteloos én veilig

Hoe sneller iemand vindt wat hij zoekt, hoe groter de kans dat hij terugkomt. En hoe veiliger de omgeving, hoe groter het vertrouwen.

• Zorg dat je community mobielvriendelijk is.
• Gebruik duidelijke navigatie en een sterke zoekfunctie.
• Beveilig gevoelige informatie zoals klant- of patiëntgegevens volgens AVG-richtlijnen.

Voorbeeld: in een register kan een professional als een soort self-service zijn nieuwe competenties delen met anderen.

4. Meldingen met impact

Notificaties zijn krachtig, maar overdaad schaadt.

• Maak onderscheid tussen wat iedereen moet weten en wat alleen relevant is voor een specifieke groep.
• Houd meldingen kort en laat medewerkers zelf kiezen wat ze ontvangen.

Voorbeeld: stuurt meldingen naar bv alleen de opleiders over nieuwe richtlijnen in het praktijkregister of scholingsaanbod.

5. Voeg een vleugje fun toe

Een beetje speelsheid verhoogt betrokkenheid.

• Organiseer quizzen, challenges of polls.
• Beloon kennisdeling met badges of erkenning.

Voorbeeld: Een zorgorganisatie organiseert een challenge: wie uploadt de meest bruikbare tips? Bij een orkest wint de sectie met de meeste juiste antwoorden een backstage-tour.

6. Denk visueel én toegankelijk

Beeld trekt sneller aandacht dan tekst, maar zorg dat iedereen mee kan doen.

• Gebruik foto’s, video’s en infographics.
• Voeg ondertiteling en gebarentaal toe aan video’s.

Voorbeeld: Een zorginstelling deelt een korte video waarin een team uitlegt hoe een nieuw innovatie werkt, mét ondertiteling en gebarentaal.

7. Integreer en promoot

Je community mag geen eiland zijn, maar onderdeel van het dagelijkse werk.

• Koppel aan tools zoals Teams, Outlook of Slack. Easy.
• Promoot actief: posters met QR-codes, interne campagnes.

Voorbeeld: Een zorginstelling hangt posters bij de koffieautomaat met een QR-code naar het intranetbericht over de OR-verkiezingen. Jouw stem telt!

Bonus: Blijf luisteren

Vraag en meet wat werkt.

• Gebruik polls en statistieken.
• Organiseer een klankbordgroep met ambassadeurs.

Jij weet niet alles. Luister en ga het gesprek aan. Elke keer weer. Zo groeit jouw community mee met de organisatie.

Conclusie:

Je hebt geïnvesteerd in techniek en organisatieontwikkeling. Nu is het tijd om die investering meer waard te maken. Met aandacht, focus en de juiste tools bouw je een community die zelfstandig groeit – en waar collega’s graag samenkomen.

👉 Wil je weten hoe jouw organisatie een community kan bouwen die écht leeft? Vraag een gratis demo aan en ontdek het zelf.