Wat is het beste moment voor het versturen van een boodschap? De wetenschap achter de timing.
Je kent het wel: je stuurt een belangrijke interne boodschap rond – via e-mail, Teams of een post op het intranet – en vervolgens blijft het stil. Niks, nada. Geen geopende berichten, geen reacties. Frustrerend! Maar het ligt niet altijd aan de inhoud. De timing van je communicatie is minstens zo belangrijk.
De beste dagen: midden in de week werkt het best
Uit diverse onderzoeken blijkt dat dinsdag, woensdag en donderdag de dagen zijn waarop medewerkers het meest beschikbaar en geconcentreerd zijn. Op maandag zijn mensen vaak nog bezig met het opstarten van hun week, terwijl vrijdag de focus al verschuift naar het weekend. Bij jou werkt dat toch ook zo?
- Dinsdag t/m donderdag: ideale dagen voor belangrijke of actiegerichte communicatie
- Maandag: alleen gebruiken voor dringende updates
- Vrijdag: enkel geschikt voor luchtige of informele berichten, liefst vóór 14.00 uur
Wat kun jij doen?
- Analyseer op welke dagen berichten het meest worden geopend of aangeklikt.
- Start een poll of korte enquete onder medewerkers: “Op welke dagen lees jij het liefst intranetupdates?” (en op welke wijze?)
- Test: stuur vergelijkbare berichten op verschillende dagen en vergelijk de resultaten.
Bruikbare databronnen
- Intranet analytics (bijv. SharePoint, Google Analytics)
- E-mailtools zoals Mailchimp, Mailjet, Laposta of Outlook 365
- Microsoft Viva Insights (wel eens geopend?)
- Interne enquête via Forms of een enquete app
Het beste tijdstip: tussen 10:00 en 11:30 uur
De meeste mensen hebben ’s ochtends na hun eerste taken en koffieronde de hoogste mate van focus. Tussen 10:00 en 11:30 is daarom het 'gouden uur' voor interne communicatie.
Niet doen:
- Vóór 10:00 – ochtenddrukte
- 12:00 – 14:00 – lunchpauze
- Na 16:00 – afnemende focus
Wat kun jij doen?
- Bekijk in je intranet- of e-mailstatistieken wanneer berichten worden geopend.
- Gebruik heatmaps of tijdlijnrapportages van je intranet om activiteitspieken in kaart te brengen.
- Experimenteer: plan publicaties of mails op verschillende tijdstippen en meet de verschillen in bereik.
Bruikbare databronnen:
- Intranetstatistieken met tijdstempels
- Click- en openratio's van e-mails (per tijdstip)
- Analytics van Teams, Slack of andere interne tools
- Inlogdata of sessiedata van je intranetomgeving (meer technisch)
Afstemmen op het type boodschap
Niet elke boodschap is hetzelfde. Stem daarom je verzendtijd af op wat je wil bereiken:
- Belangrijk nieuws of beleidsupdates: Dinsdagochtend of woensdagochtend
- Actiegerichte communicatie: Donderdagochtend
- Informele updates: Donderdag- of vrijdagnamiddag
Wat kun je doen?
- Label berichten op basis van type (beleid, actie, sociaal) in je contentkalender.
- Koppel betrokkenheidsdata (clicks, reacties, likes) aan het type boodschap en moment van verzending.
- Vraag teams wanneer zij dit soort informatie het liefst ontvangen.
Bronnen die je kunt raadplegen:
- Historische berichtenanalyse (type boodschap + bereik)
- Een enquete of feedbackformulieren op het intranet
- Eventueel dashboards of task-voltooiing na communicatie (bijv. bij onboarding, compliance)
Waarom dit werkt zo? inzichten uit onderzoek
Volgens de Microsoft Work Trend Index en data van platforms zoals Staffbase en Clockwise blijkt dat focus-tijd en moment van openen sterk samenhangen met tijdstip en dag van verzending. Medewerkers hebben gemiddeld 1 tot 2 piekmomenten per dag waarin ze écht geconcentreerd kunnen werken. Werkt dat bij jou ook zo?
Checklist
- Vergelijk je eigen cijfers met externe benchmarks.
- Houd een interne pilot: verstuur berichten bewust op verschillende tijdstippen/dagen en meet verschil in bereik.
- Stel aan de hand van inzichten een interne richtlijn op voor communicatietiming.
Bronnen
- Externe rapporten: Microsoft, Harvard Business Review, Staffbase
- Power BI of Excel dashboards met eigen meetdata
- Teaminterviews of korte feedbacksessies
Slim plannen = meer bereik
Interne communicatie draait allang niet meer alleen om wat je zegt, maar ook om wanneer je het zegt. Door slim gebruik te maken van data en kleine experimenten, kun je je communicatie echt laten landen. Meer bereik, meer betrokkenheid.
Bronnen
Meer weten over datagedreven interne communicatie (mondvol) of hulp bij intranetoptimalisatie?
Neem contact op met Bond for web solutions of volg ons op LinkedIn voor praktische tips.